Teknisk förvaltning
Er tekniska förvaltare är er kontaktperson. Dennes huvudsakliga uppgifter är följande:
- Övergripande ansvar att koordinera att felanmälningar åtgärdas i tid
- Närvara på styrelsemöten
- Driva mindre renoverings – ombyggnadsprojekt
- Driva försäkringsskador
- Nyckelhantering
- Meddela styrelse vid jourärenden samt komma med åtgärdsförslag
- Avropa andra leverantörer till förening såsom hissföretag, sophämtning m.m.
- Agera proaktivt och föreslå åtgärder för styrelsen
- Agera stöd till styrelsen vid frågor som rör fastigheten
- Göra en underhållsplan
- Sköta mindre ombyggnadsprojekt
- Boendeinfo & service
- Myndighetsbesiktningar
- Ritningshantering (digital)
- Årliga underhållsbesiktningar
- Utredningar och förstudier
Allt detta kan vi utföra till ett fast pris. Men till skillnad från en del andra
aktörer har du möjlighet att välja endast det som ni har behov av.
Viktigt för oss är att ni får er egen tekniska förvaltare som kontaktyta
för vi tror mycket på att bygga upp personliga relationer. Vår tekniska
förvaltare besöker styrelsen i samband med styrelsemöte för att stämma
av att allt går enligt plan.
Självklart agerar den tekniska förvaltaren ombud vid t.ex.
myndighetsbesiktningar när den ordinarie styrelsen är upptagen med annat.
Listan kan göras lång och anpassas helt efter kundens önskemål.
Teknisk fastighetsskötsel
Er tekniska fastighetsskötare utför en teknisk rondering i förutbestämt intervall.
När det gäller fastighetsskötsel har vi ett utmärkt system för att hantera felanmälningar. Vi
använder detta dagligen. Både på kontoret och av våra fastighetsskötare.
Vårt webbaserade ärendehanteringssystem gör att det är lätt för styrelsen att hålla koll på
vad som har hänt i huset och vilka ärenden som är under bearbetning. Här kan vi föra
löpande anteckningar om ärenden/felanmälningar och vilka förbättringar som har utförts.
Det unika med detta är att även ni får tillgång till detta system!
Det innebär att vi och ni lätt håller koll på aktuella ärenden. Inom detta system lägger vi
också upp ronderingsprotokollen, så ni vet att vi varit på plats.
Vårt ärendesystem bygger på en enkel och användarvänlig pedagogik. Som ett exempel
arbetar vi med färger som talar om statusen på varje ärende.
Rött = Ej mottaget
Gult= Mottaget och arbete pågår
Grönt= Ärendet slutfört
Styrelsen har tillgång till systemet online och kan lätt få en status över alla ärenden och
information över vad som hänt i fastigheten.
Ekonomisk förvaltning
Allt vi gör åt er kan ni se i realtid. De system vi använder är ytterst
användarvänliga och enkla att hantera. Elektronisk fakturahantering
använder vi givetvis och ni kan t.o.m godkänna fakturor i er mobil.
Styrelsemedlemmar kommer och går men er ekonomiska redovisning
sköts på samma sätt, en trygghet
för hela föreningen.
Vi sköter allt från ax till limpa d.v.s. bokföring, hyresavisering, budget,
årsredovisning, elektronisk fakturahantering, skatter, pant och
överlåtelsehantering och mycket mer.
Självklart får ni en egen kontaktperson som ansvarar för föreningens
ekonomiska förvaltning.
Konsult
Ibland är det dags för fastighetsägaren att utföra större renoveringar tex installation av ny undercentral, stambyte, fasad- och fönsterrenovering etc. I dessa fall är det ibland bra att luta sig mot en trygg famn, någon som har erfarenhet av upphandling och projektledning – Det kan vi erbjuda. Behovet av att ta in experthjälp har ökat de senaste åren. Byggbranschen fungera lite som; ”man får som man frågar”. Därför gäller det att fråga på rätt sätt.
Det är ju inte bara själva utförandet som ska vara korrekt utfört utan även andra saker behövs regleras som tex försäkringar, betalplaner, korrigering av ritningar, besiktningar, garantivillkor, viten, tillstånd, miljö- och kvalitetsplaner etc. Vidare är det viktigt att styrelsen inte ska ta för mycket ansvar utan försöka lägga över så mycket som möjligt på entreprenören. Att anlita någon som sköter upphandlingen kan vara guld värt för föreningen.
Ett vanligt exempel på ett projektprocess inom ROT (Renovering och tillbyggnad)
- Fastighetsägare behöver renovera taket pga av läckage och föråldrande
Steg 1: Utvärdering
Först undersöker vi vad som ska utföras? Renovering eller reparation? Sakkunnig utför en inspektion och lämnar en skriftlig rapport. Beställaren beslutar att lägga om hela taket.
Steg 2: Upphandling
- Fasteko uppför handlingar såsom AF-del, RAM-beskrivning, anbudsmall, kontrakt m.m. AF-del handlar mest om de byggjuridiska delarna och villkor. Krav på garantier, viten och ansvar ställs i AF-delen.
- Den tekniska beskrivningen benämns som RAM beskrivning. Här beskriver man vad man vill ha utfört på ett detaljerat sätt. När det gäller tex takomläggning är det material, enkel- eller dubbelfalsad plåt, taksäkerhet, takavvattning mm som ska anges. Anbudsmallen är ett väldigt bra dokument som entreprenörerna blivit ombedda att fylla i, för att en jämförelse mellan anbuden ska bli så bra som möjligt.
- Anbudsutvärdering. När entreprenörerna lämnat in sina anbud utför vi en utvärdering av inkomna anbud (anbuden har naturligtvis delgivits styrelsen).
- Styrelsen tar nu beslut att gå vidare med en eller två entreprenörer som vi kallar på möte så dom får presentera sig själva och sitt anbud. I samband med detta ställer vi frågor till entreprenörerna.
- Kontrakt. När styrelse beslutat vilken entreprenör som ska få uppdraget skickar vi ett kontraktsförslag till entreprenören, som ska signeras av båda parter (styrelse och entreprenör).
Steg 3: Projektledning
När vi leder projekt ser vi till att kontinuerliga byggmöten hålls med vald entreprenör. Mötena ser vi till att protokollföra skriftligen. Beroende på omfattning av projektet så genomför vi erforderliga besök under projektets genomförande. Vi rapporterar skriftligen till beställare om hur projektet fortlöper samt kvällsmöten så styrelsen får en uppdatering.
Steg 4: Besiktning
När projektet är avslutat ska det besiktigas. Kallelse till slutbesiktning skickas ut till samtliga inblandade aktörer. Vi ser alltid till att entreprenören inte fakturerar allt förrän det utförts en besiktning, som är godkänd. Har inte besiktning utförts eller blivit godkänd ser vi till att ni inte betalat hela entreprenadsumman. Detta kallas för Innehållna medel. Besiktningen kan genomföras genom stickprov, okulär syn eller någon typ av provning. Det ska noggrant protokollföras och delges entreprenören per omgående. Vid en slutbesiktning ska entreprenören lämna ifrån dokumentation såsom egenkontroller, materialspecifikationer, garantisedlar, dagböcker m.m.